Nach der Reparatur folgt die Rechnung – und an ihr hängt, ob und wie schnell Sie Ihr Geld bekommen. Fehlen Pflichtangaben, darf Ihr Geschäftskunde die Vorsteuer nicht abziehen; fehlen die Schadendaten, bleibt die Rechnung beim Versicherer liegen.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrem Steuerberater.
Die Pflichtangaben einer Rechnung
Nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG) muss eine Rechnung in Deutschland unter anderem enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs und des Kunden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung – bei Dellentechnik z. B. die Bauteile
- Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum oder -zeitraum)
- Nettobetrag, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln (Kleinbetragsrechnung).
Was bei Hagelschäden zusätzlich hilft
Gesetzlich nicht vorgeschrieben, in der Praxis aber Gold wert:
- Fahrzeugdaten: Marke, Modell, Kennzeichen und Fahrgestellnummer (FIN)
- Versicherungsdaten: Versicherung, Versicherungs- und Schadennummer
- Selbstbeteiligung, falls der Kunde sie selbst trägt
- Bezug zum Kostenvoranschlag bzw. zur Kalkulation
- Positionen je Bauteil statt einer Pauschale „Hagelschaden beseitigt“
Kunden im EU-Ausland
Reparieren Sie für ein Unternehmen aus einem anderen EU-Land, kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen („Reverse Charge“). Dann stellen Sie ohne deutsche Umsatzsteuer, aber mit einem entsprechenden Hinweis und der USt-IdNr. des Kunden aus. Ob und wie das für Ihren Fall gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
E-Rechnung
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Wann Sie selbst umstellen müssen, hängt von Ihrem Betrieb ab – auch das ist ein Thema für Ihren Steuerberater.
Typische Fehler vermeiden
- Rechnungsnummer doppelt oder mit Lücken: Nutzen Sie einen fortlaufenden Nummernkreis statt selbst gewählter Nummern.
- Rechnung nachträglich geändert: Korrigieren Sie mit Stornorechnung und neuer Rechnung.
- Leistungsdatum vergessen: Das Rechnungsdatum allein genügt nicht, wenn die Reparatur an einem anderen Tag war.
- Zahlungsziel unklar: Nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum. Das macht auch eine spätere Zahlungserinnerung einfacher.
Wie DellenPro dabei hilft
In DellenPro entsteht die Rechnung aus der Kalkulation – mit fortlaufender Nummer, Leistungsdatum, Fahrzeug- und Versicherungsdaten. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderbar gespeichert, Korrekturen laufen über eine Stornorechnung. Zahlungseingänge erfassen Sie am Beleg, und bei Bedarf erstellen Sie Zahlungserinnerung und Mahnungen mit Ihren eigenen Texten.
